İç Gelir İdaresi (IRS) W-9 formunun başlığı "Vergi Mükellefi Kimlik Numarası ve Sertifika Talebi" dir. Bu IRS belgesi, bireyler veya işletmeler olabilecek belirli vergi mükelleflerinden temel vergi bilgilerini toplamak için tasarlanmıştır.
W-9 Formunun Amacı
Her şeyden önce W-9, bir şirkete iş yaptığı vergi mükellefleri hakkında temel bilgiler sağlar. IRS'ye sunulan hizmetler için vergi mükellefine ödenen tutarı raporlamalarına olanak tanır. Amerika Birleşik Devletleri vatandaşları ve kazançlarından vergi kesintisi yapılmayan yerleşik yabancı bireyler, şirketler, tröstler ve diğer ticari kuruluşlar W-9'u doldurmak zorundadır; yerleşik olmayan yabancı veya yabancı kişiler bunun yerine W-8 Formunu dolduracaktır.
Vergi mükellefi W-9'u doldurup iade etmezse veya yanlış veya eksik vergi mükellefi kimlik numarası (TIN) vermezse, vergi mükellefine ödenen tüm fonlar yedek stopaja tabi olabilir. Bu durumda şirket, vergi mükellefine ödenmesi gereken gelirin %28'ini kesecek ve kesilen kısmı IRS'ye gönderecektir. Bu, vergi mükellefi doğru şekilde belirlenmese bile federal kurumun uygun vergilerin ödenmesini sağlama yöntemidir.
W-9'lar Ne Zaman Gereklidir?
Bir işletmenin, IRS'ye bilgi beyanı sunması gereken herhangi bir kişiden veya şirketten W-9 alması gerekir. Örneğin, şirketin yeni web sitesini tasarlamak için bağımsız bir yüklenici kiralayan bir işletmenin, web tasarımcısına ne kadar ödediğini bildirmek için muhtemelen IRS'ye 1099-MISC formu doldurması gerekecektir.
1099-MISC'nin tamamını dosyalamak için işletmenin yüklenicinin kimlik bilgilerine (adı, vergi numarası, adresi vb.) ihtiyacı vardır. İşletmenin bu bilgiyi alabilmesi için yükleniciden bir W-9 formu alması gerekecektir. Benzer şekilde işletmeler, IRS'nin gerektirdiği şekilde işletme giderlerini bildirmek için ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olmak amacıyla kurumsal satıcılardan sıklıkla W-9 formları talep edecektir.
W-9 Kayıt Tutma
Çoğu vergi belgesinde olduğu gibi, işletmeler tüm W-9 formlarının kopyalarını, ilgili son vergi beyannamesinin verilmesinden sonra en az üç yıl (veya daha sonra ise beyannamenin vade tarihi) boyunca saklamalıdır. Yukarıdaki örnekte, işletme web tasarımcısıyla 2017 yılında sözleşme yapmışsa ve işini yıl sonundan önce tamamlamışsa, işletmenin W-9 formunu en az 16 Nisan 2021 tarihine kadar saklaması gerekir (işletmenin 2017'de beyanda bulunduğunu varsayarsak). 15 Nisan 2018 tarihli vergi beyannamesi).
W-9 Formu Nasıl Doldurulur
Gerçek W-9 oldukça kısa ve nispeten basittir. Üç ana bölümden oluşur: kişisel bilgiler, TIN ve sertifikasyon.
Bireyler için Kişisel Bilgiler Bölümü
1. satırda, bireysel vergi mükellefleri adlarını vergi beyannamelerinde göründüğü şekliyle belirtmelidir. Teknik olarak ticari bir kuruluş olsalar bile, şahıs sahiplerinin bu bölüme kendi yasal adlarını yazmaları gerekmektedir.
Şahıs sahipleri, 'İşletme Adı veya Dikkate Alınmayan Kuruluş Adı'nın belirtildiği ikinci satırda adlarını tekrarlar. Buraya tam adlarını ve 'iş yapmak' anlamına gelen DBA harflerini ve ardından varsa işletmenin hayali adını koyarlar. Örneğin, John Smith Speedy Plumbing'in tek sahibi olsaydı, ilk satırı John Smith olarak, ikinci satırı ise John Smith DBA Speedy Plumbing olarak doldururdu.
Sonra vergi mükellefi, isim satırlarının altında bulunan 'Şahıs/Şahıs Sahibi' kutusunu işaretler. Vergi mükellefi ayrıca posta adresini 5. ve 6. satırlarda belirtmelidir. Müşterinin bilgileri bu alanda formun sağ tarafında yer alabilir ancak zorunlu değildir.
İşletmeler için Kişisel Bilgiler Bölümü
İşletmeler veya diğer kuruluşlar yasal adlarını (vergi beyannamelerinde göründüğü şekliyle) 1. satıra yazmalıdır. İşletmenin aynı zamanda bir ticari adı veya DBA'sı varsa, bu 2. satıra yazılır.
Daha sonra vergi mükellefi, ticari işletmenin hukuki yapısına göre nasıl sınıflandırıldığını gösteren kutuyu işaretler. Kuruluşun bir C şirketi, S şirketi, Ortaklık, Limited Şirket (LLC) vb. olup olmadığını belirtmeniz gerekecektir.
İşletme tek üyeli bir LLC ise, 'LLC' kutusu yerine 'Bireysel/Tek Sahip' kutusunu işaretleyin. Alternatif bir vergilendirme şekli seçen LLC'ler (örneğin, S Şirketi olarak vergilendirilmeyi seçen bir LLC), formda belirtildiği gibi LLC onay kutusunun yanındaki alana vergi sınıflandırma kodunu girecektir.
Varlığın ana posta adresi 5. ve 6. satırlarda sağlanmalıdır. Müşterinin adresi de posta adresi bölümünün sağındaki boşluğa eklenebilir ancak zorunlu değildir.
Muafiyetler
Vergi mükelleflerinin çoğu 4. satırdaki alanları boş bırakacaktır. 4. satırdaki ilk boşluk, mükellefin kısmi stopajdan muaf olduğunu göstermektedir. Bireyler ve şahıs sahipleri yedek stopajdan neredeyse hiçbir zaman muaf tutulmayacaktır, ancak bazı durumlarda şirketler muaftır. Alacaklı kodları ve koşulları W-9'un üçüncü sayfasında listelenmiştir. Bu koşullardan birine uygunsanız, uygun kod numarasını 4. satırın ilk boşluğuna yerleştirirsiniz.
4. satırdaki FATCA bölümü yalnızca W-9'u yabancı bir finans kuruluşuna gönderiyorsanız ve Yabancı Hesaplar Vergi Uyum Yasası (FATCA) raporlamasından muafsanız geçerlidir. Bu durumda, uygun olup olmadığınızı görmek için W-9 formunun üçüncü sayfasındaki kodlar ve nedenler listesini inceleyin ve uygun kod harfini 4. satırdaki FATCA alanına yerleştirin. Şüpheye düştüğünüzde, formu talep eden finans kuruluşuna bu alanı doldurmanız gerekip gerekmediğini sorun.
Hesap Numarası Bilgileri
Kişisel bilgiler kısmındaki son satırda 'hesap numaraları' ifade edilmektedir. Burada vergi mükellefi, vergileri geri ödemek veya beklenen vergi yükümlülüğü yükümlülüklerine ilişkin ön ödemeleri yapmak için IRS'de sahip oldukları hesapları listeler. Bu bilgi isteğe bağlıdır ve genellikle boş bırakılmalıdır.
Vergi Mükellefi Kimlik Numarası (TIN)
Vergi Mükellefinin birey, şahıs sahibi veya ticari kuruluş olmasına bakılmaksızın TIN bölümü doldurulmalıdır.
- Bireyler sosyal güvenlik numaralarını formun sağ tarafında sağlanan alanlara yerleştirirler.
- Tek mülk sahipleri ve tek üyeli LLC'ler Sosyal Güvenlik numaralarını veya işveren kimlik numaralarını (EIN) kullanabilir, ancak IRS Sosyal Güvenlik numaralarını tercih eder.
- Varlıktan belirli bir kişi sorumlu olsa bile, diğer ticari kuruluş türleri EIN'lerini sağlanan alanlara yerleştirir.
Sertifika Bölümü
Bu bölümde vergi mükellefi formu imzalayarak içerdiği bilgilerin doğru olduğunu beyan eder. Yanlış bilgi vermemek veya bilerek yanlış bilgi vermek vergi mükellefini cezalara tabi tutar.
W-9 Uyumluluğu
İster bağımsız bir yüklenici olun, ister bir müşteriye hizmet sağlayan bir işletme olun, ister hizmet sağlamak için bireyleri veya ticari kuruluşları işe alan bir şirket olun, W-9 formları vergi uyumu açısından kritik öneme sahiptir. Özel koşullarınız varsa veya bu formu doldurmanız ya da talep etmeniz gerekip gerekmediğinden emin değilseniz nitelikli bir vergi uzmanından profesyonel tavsiye alın.
