Etkili gönüllü iletişimini sürdürmek, her kar amacı gütmeyen kuruluşun başarısı için şarttır. Gönüllüleri enerjik ve işlerine bağlı tutmak için onlara kuruluşun ihtiyaçlarının neler olduğunu bildirmek, çabalarını takdir ettiklerini ifade etmek ve katkılarının ne kadar hayati olduğunu anlamalarını sağlamak önemlidir. Etkili iletişim, gönüllülerle kalıcı ilişkiler kurmak için çok önemli bir unsurdur.
Web Sitenize Gönüllüler Bölümü Ekleyin
Web sitenize gönüllülere özel bir bölüm eklemek, mevcut gönüllülerinizle iletişim kurmanın ve yenilerini çekmenin harika bir yoludur. Grubunuzun web sitesinde bir gönüllü iletişim merkezi kurarak ve sürdürerek, gönüllülerin organizasyonda olup bitenleri takip etmesini kolaylaştıracaksınız. Gönüllüleri çalışırken gösteren resim veya videolara yer verdiğinizden emin olun (onların izniyle). Ayrıca gönüllülük fırsatları, yaklaşan komite toplantıları ve gönüllülerin ilgisini çeken diğer bilgiler gibi şeyleri de yayınlayabilirsiniz. Web sitenizin ne kadar karmaşık olduğuna bağlı olarak gönüllülere belge yüklemeleri, hizmet saatlerini takip etmeleri veya eğitim materyallerini görüntülemeleri için bir yol sağlayabilirsiniz.
Anket Yoluyla Gönüllüleri Tanıyın
Anket, gönüllüleri tanımak ve kuruluşunuza nasıl dahil olmak istediklerini keşfetmek için yararlı bir iletişim aracıdır. Web sitenizin gönüllüler bölümü aracılığıyla bir anketi kullanıma sunmayı veya bunu yeni gönüllülere gönderilen bir e-posta şablonuna eklemeyi düşünün. Ne tür gönüllü faaliyetlere katılmak istediklerini ve hangi becerilere sahip olduklarını anlamanıza olanak tanıyacak sadece birkaç soru içermelidir. Birisinin sonuçları incelemesini sağlayın, ardından bireysel olarak kendi ilgi alanlarına uygun komiteler veya projeler hakkında bilgi verin. Bu bilgiyi gelecekte yeni projeler ortaya çıktıkça insanları bilgilendirmek için kullanılabilecek bir gönüllü veri tabanına koyun.
Sosyal Medya Aracılığıyla Gönüllülerle Bağlantı Kurun
Gönüllüler ve diğer paydaş gruplarla etkileşim kurmak için kuruluşunuzun sosyal medya varlığından bir iletişim aracı olarak yararlanın. Gönüllüleri kuruluşun sosyal medya sayfalarını takip etmeye ve bu iyiliğe karşılık olarak onları Twitter veya Instagram'da takip etmeye teşvik edin. Grubunuzdaki gönüllülerin katkılarını vurgulayan fotoğraflar ve altyazıların yanı sıra, grubun medyadaki haberlerine bağlantılar yayınlayın. Gönüllüleri, kuruluşun gönderilerine yorum yaparak ve/veya paylaşarak etkileşimde bulunmaya teşvik edin. Sosyal paylaşımları koordine etmek veya yardımcı olmak için bir sosyal medya komitesi kurarak kuruluşun genel iletişim çabalarına gönüllü katılımını teşvik edin.
Gönüllü Bülteni Yayınlayın
Kar amacı gütmeyen birçok kuruluş, gönüllülerin yanı sıra bağışçılara, finansman kuruluşlarına, tüketici yönlendirme kaynaklarına ve diğer gruplara aylık veya üç aylık bazda bir bülten gönderir. Bir haber bülteni dağıtmak, ilgili tarafların hayırsever grubun son zamanlardaki başarıları, mevcut projeleri ve gelecekteki hedefleri hakkında bilgilendirilmesinin harika bir yoludur. Aynı zamanda seçkin gönüllülerin katkılarının tanınması için mükemmel bir araç sağlar. Gönüllülerinizin ve diğer ilgili tarafların kim olduğuna bağlı olarak, bir haber bülteni yazdırıp postalamanız gerekebilir veya elektronik bir haber bülteni size daha iyi hizmet verebilir. Paydaşları tercih ettikleri teslimat seçeneğine abone olmaya davet etmeyi düşünün.
Bire Bir Kişisel İletişimi Sürdürün
Gönüllülerle ilişkiler kurmaya gelince, zamanlarını ve yeteneklerini cömertçe kuruluşunuza bağışlayan bireylerle kişisel iletişim kurmanın yerini hiçbir şey tutamaz. Başkanlık pozisyonlarında bulunan veya hayırsever grubunuzun misyonunu yerine getirmesine olanak tanıyan diğer önemli rolleri oynayan gönüllülerle periyodik olarak yüz yüze toplantılar planlamanız tavsiye edilir. Gönüllüleri periyodik olarak kontrole çağırmak, onlardan resmi, yüz yüze bir tartışma veya video konferans için zaman ayırmalarını istemek zorunda kalmadan bireysel iletişimi sürdürmenin etkili bir yolu olabilir. Yönetici direktör ayrıca gönüllülerin uğramaya veya kişisel bir bağlantı kurmaya teşvik edildiği sohbet zamanları da ayarlayabilir.
Komite Toplantıları Yoluyla Bağlantı Kurun
Gönüllü komite toplantıları her türlü projenin başarısı için önemli olabilir. Yeni bir proje başladığında, gönüllülükle ilgilenen kişilerle bir toplantı yapılması tavsiye edilir, böylece ne tür rollerin mevcut olduğu ve her birinin ne tür bir zaman taahhüdü gerektirebileceği hakkında daha fazla bilgi edinme fırsatına sahip olurlar. İster özel bir proje için ister devam eden bir çalışma grubu için bir komite oluşturulduktan sonra, süreci yönetmek ve etkili gönüllü iletişimini sürdürmek için düzenli toplantılar önemli olmaya devam eder. Gönüllülerin önceden plan yapabilmesi için her ayın üçüncü Salı günü gibi belirli bir toplantı programı oluşturmak en iyisidir.
Gönüllülerden Geribildirimlerini Paylaşmalarını İsteyin
İletişimin her iki yönde de akması gerekiyor. Bilginin gönüllülere akmasını sağlamak kadar, gönüllülerin düşünce ve fikirlerini kuruluş ve liderleriyle paylaşmalarını teşvik etmek de önemlidir. Gönüllülerin geri bildirimde bulunmasını veya önerilerini paylaşmasını kolaylaştırmanın birçok yolu vardır. Gönüllüler düzenli olarak ofise geliyorsa bir öneri kutusu oluşturun. Veya gönüllülerin istedikleri zaman kullanabilecekleri bir geribildirim @ e-posta adresi oluşturun. İnsanların toplantı gündemlerine ilişkin geri bildirimlerini ve önerilerini paylaşmaları için zaman ayırma alışkanlığını edinmek de iyi bir fikirdir. Hatta geri bildirimleri araştırmak ve tartışmak için periyodik olarak odak gruplarına ev sahipliği yapmak isteyebilirsiniz. Önemli olan gönüllülerin geri bildirimde bulunmalarının kolay olmasıdır.
Gönüllüler için Sosyal Toplantılara Ev Sahipliği Yapın
Zaman veya para bağışlama taleplerini içermeyen sosyal toplantılar aracılığıyla gönüllülere birbirleriyle bağlantı kurma fırsatları sunun. Ofisinizde veya bir yönetim kurulu üyesinin veya komite başkanının evinde periyodik olarak yalnızca gönüllülerin katılabileceği bir karma toplantıya ev sahipliği yapmayı düşünün. Belirli bir zaman dilimi içinde gönüllü olan herkesi davet edin. Kuruluşunuzun bütçesine bağlı olarak ikramlar sunabilirsiniz veya bir ziyafet planlamak daha iyi olabilir. Önemli olan, kuruluşunuzla aynı ilgiyi paylaşan kişilerin birbirlerini tanıması ve bağ kurmaya başlaması için bir yol sağlamaktır. Sonuçta, eğer arkadaşları da dahil olursa gönüllülerinizin organizasyona bağlı kalma olasılıkları çok daha yüksek olacaktır.
Gönüllü Çabaları Tanıyın
Gönüllülerin, kuruluşunuzun misyonunu yerine getirmesine veya önemli amaçlara yardımcı olmasına olanak sağlamada planladıkları önemli rol nedeniyle tanındığından emin olun. Kuruluşun kamuya açık olarak ifade edilmesinde, genel müdüre veya diğer personele çok fazla odaklanmak yerine gönüllülerin tanındığından emin olun. Örneğin, kuruluş için tanıtım ararken medya üyelerini veya blog yazarlarını çalışanların yanı sıra komite başkanları veya yönetim kurulu üyeleriyle röportaj yapmaya yönlendirin. Kuruluşun etkinliklerinin fotoğraflarını yayınlarken gönüllülerin yer aldığı görselleri seçin. Özel etkinlik bağış toplama etkinliklerini tanıtırken, duyuruda komite üyelerinin adlarını listelemeyi düşünün.
Gönüllülere Resmi Olarak Takdirinizi İfade Edin
Tanınmak önemlidir, ancak takdir de önemlidir. Gönüllülere hem yüz yüze hem de resmi teşekkür notları aracılığıyla teşekkür etmeyi unutmayın. Yılda en az bir kez, yalnızca gönüllülere yönelik bir öğle yemeği veya gönüllü takdir konuşması ve hizmet ödüllerini içeren başka bir toplantı gibi bir gönüllü takdir etkinliğine ev sahipliği yapmayı düşünün. Gruba özellikle önemli katkılarda bulunan veya uzun süredir destekçi olan gönüllülere plaket veya başka ödüller verin. Önemli kilometre taşları için yıllarca verilen hizmet ödüllerinin yanı sıra tüm gönüllülere verilen kağıt üzerindeki takdir sertifikalarını da göz önünde bulundurun.
Çeşitli Gönüllü İletişim Araçlarını Kullanın
Gönüllülerin hizmetine güvenen herhangi bir kuruluş, zamanlarını ve yeteneklerini paylaşanların katılımını sağlamak ve onları elde tutmak ve yardımcı olacak yeni insanları işe almak için adımlar atmalıdır. Gönüllülerle etkili iletişimi sürdürmenin yerini hiçbir şey tutamaz. Çeşitli iletişim araçlarını kullanmak, kuruluşunuza bağlı güçlü bir gönüllü ekibi oluşturmanıza ve bu ekibin katılımını sağlamanıza yardımcı olacaktır. Etkili gönüllü iletişimi sayesinde, hayır kurumunuzla uzun yıllar boyunca etkileşim içinde kalması muhtemel olan kişilerle sağlam ilişkiler geliştirebileceksiniz.
