Bir çalışan size istifa ettiğini bildirdiğinde ne diyeceğini bilmek zor olabilir. Bir çalışan istifa ettiğinde yöneticiler genellikle şaşırırlar; bu nedenle, bir çalışan istifa mektubunu sunduğunda veya işten ayrıldığını söylediğinde uygun şekilde yanıt vermeye hazırlıklı olmaları önemlidir.
Bir Çalışan İstifa Ettiğinde Ne Söylemeli
Birisi işini bıraktığında tepki vermenin tek bir doğru yolu yoktur. Pek çok açıdan söylemeniz gerekenler, durumun özelliklerine ve şirketinizin politika ve prosedürlerine göre değişiklik gösterecektir. Ne olursa olsun, sivil ve profesyonel bir şekilde yanıt vermek önemlidir.
İlk Yanıt Seçenekleri
Bir çalışan size istifa ettiğini söylediğinde, bu ifadeye hemen sakin ve soğukkanlı bir şekilde yanıt vermeye hazır olun. Uygun ilk yanıtlara örnekler:
- Bunu duyduğuma üzüldüm.
- Bunu bana bildirdiğin için teşekkür ederim.
- Ayrılacağını öğrendiğimde şaşırdım.
Olumsuz, yargılayıcı veya aşağılayıcı olarak yorumlanabilecek hiçbir şey söyleme. Kişinin bırakma kararını kişisel olarak aldığınızı gösterecek şekilde tepki vermekten kaçının.
Yazılı Bildirim Talebi
Çoğu şirket yazılı bir istifa mektubu ister. Çalışanın bir mektubu yoksa, ilk ifadenizden sonra bir tane isteyin. Çalışanın size ayrılacağını söylediği anda yazılı bildirim almak en iyisidir. Elle yazılabilir, size e-postayla gönderilebilir veya hızlı bir şekilde yazıp yazdırılabilir. Bir istifa mektubunda yalnızca tarihin, çalışanın istifa etmeyi seçtiğine dair bir beyanın ve bireyin son iş gününün nasıl olmasını beklediğinin belirtilmesi yeterlidir.
Yazılı bir istifa mektubu istemek için şunu söyleyebilirsiniz:
- Bana söylediğine sevindim ama şirket politikası yazılı bir istifa mektubu gerektiriyor. Hazırladığın bir tane var mı?
- İstifa mektubunuz yoksa hemen bir taslak hazırlayalım. İşte kullanabileceğiniz bir not defteri.
- HR istifa mektubunuzun bir kopyasını isteyecektir. Görüyorum ki telefonun yanında. E-postanı açıp konuşmamızı onaylayan kısa bir not yazıp bana gönderir misin?
Bir çalışan istifa ettiğinde şirketin ne kadar bildirim beklediği de dahil olmak üzere soruları yanıtlamaya hazır olun. Emin değilseniz kesin bir cevap için şirketin çalışan el kitabına bakın.
İstifayı kabul et
Çalışanın istifa etmesini yasaklayacak bir sözleşme olmadığı sürece, istifasını kabul ettiğinizi onlara bildirin. Onlara, siz veya bir İK temsilcisinin, uygun kanallardan geçtikten sonra kuruluştan ayrılmalarının ayrıntılarını tamamlamak için sizinle iletişime geçeceğini söyleyin.
Takip Soruları
Bireyin neden ayrılmaya karar verdiğini anlamaya çalışmak için birkaç soru sormak isteyebilirsiniz. Uygun olabilecek soru örnekleri şunlardır:
- Sizi istifaya iten şeyin ne olduğunu paylaşmak ister misiniz?
- Ayrılmaya karar vermenize neden olan belirli bir şey mi oldu?
- Buradaki süreniz bittikten sonra ne yapmayı planladığınızı paylaşır mısınız?
Çalışanı yanıtlar için zorlamayın. Bir çalışanın işverene neden işten ayrıldığını veya bundan sonra ne yapmayı planladığını söylemek zorunda değildir. Siz de çok fazla soru sormayın. Bir çalışan paylaşma konusunda isteksiz görünüyorsa onu kendi haline bırakın. İK ekibinden birinin kişinin çıkış görüşmesinde benzer soruları sorması muhtemeldir.
Onlara İyilikler Dileyin
Takdirinizi ifade ederek ve iyi dilekler dileyerek konuşmayı kibarca kapatın. Örneğin:
- Burada bulunduğunuz süre boyunca sıkı çalışmanız için teşekkür ederiz. Başarılarınızın devamı için en iyi dileklerimle.
- Beni şahsen bilgilendirdiğiniz için teşekkür ederim. Düşüncenizi takdir ediyorum ve iyi şanslar diliyorum.
- Özleneceksin. İzlediğiniz kariyer yolunda büyük başarılar için en iyi dileklerimle.
Çalışan İstifasının Ötesine Geçmek
Bir çalışanın istifası kabul edildikten sonra geçişe odaklanmanın zamanı gelecektir. İK ve bilgi teknolojisi ekibi de dahil olmak üzere fesih evraklarını ve prosedürlerini ele alacak uygun personeli görevlendirin. Yeni bir isim arayışının başlatılması ve diğer çalışanların bilgilendirilmesi gerekecektir. İyi bir çalışanın istifasıyla uğraşmak hiçbir yöneticinin yüzleşmek isteyeceği bir şey değildir. Bu olasılıkla başa çıkmaya hazırlıklı olmak, sizi bir çalışanın istifasını profesyonellik ve zarafetle karşılama konusunda donatacaktır.
