Her işletmenin kapanma durumunun farklı detayları vardır. İşin türü, işletme tamamen kapanmadan önce sizin, müşterilerinizin veya tedarikçilerinizin hangi eylemleri gerçekleştirmesi gerektiğini belirleyecektir. İhtiyaçlarınızı karşılayan özelleştirilmiş bir mektup geliştirmek için örnek bir mektupla başlayın ve ifadeleri, özel durumunuzun ayrıntılarını yansıtacak şekilde uyarlayın.
İş Kapanış Mektubu Şablonları
Bir işletmeyi kapatma sürecini yönetiyorsanız müşterilerinize ve tedarikçilerinize mektup göndermeniz uygun olabilir. Bu hedef kitleye yönelik örnek mektuplar burada verilmektedir. Her şablona ilgili görselin üzerine tıklayarak erişebilirsiniz. Her şablon, gerektiğinde kaydedilip yazdırılabilen özelleştirilebilir bir PDF belgesidir. Belgelerle çalışma konusunda yardım almak için bu basılabilir dosyalar kılavuzuna bakın.
Müşteri Bildirimi
Bu şablon, müşterilere bir şirketin kapandığını bildirmek için gönderilmek üzere tasarlanmıştır. Müşterilerin, işletmenizin faaliyetlerini durdurmadan önce ürünlerinizi bulunduğunuz yerden alması veya başka tür bir eylemde bulunması gerekiyorsa, bu tür bir mektubu göndermek özellikle önemlidir.
Tedarikçi Bildirimi
Kuruluşunuzun faaliyetlerini durduracağını tedarikçilere bildirmek için bu mektubu kullanın; kesin hesap faturalandırması, ödeme ve çözülmemiş konuların çözümü için yeterli bildirimde bulunduğunuzdan emin olun.
İşletme Kapanış Mektubu Yazmanın Nedenleri
İşletmenizi kapatma kararı aldıktan sonra kapınıza 'kapalı' tabelası asmanız önerilmez. Kapanışı müşterilerinize ve tedarikçilerinize resmi bir mektupla duyurmak en iyisidir. Ürünlerinizi ve hizmetlerinizi satın alarak ve tedarikçiler söz konusu olduğunda size işinizde etkili olan ürün ve hizmetleri sağlayarak ticari faaliyetlerinizde kilit oyuncular oldular. Müşteri hizmetleri konusundaki son eylemlerinizden biri olarak, onlara işletmenizin artık kullanılamayacağı konusunda önceden uyarıda bulunmanız gerekecek.
İş kapanış mektubu, mevcut iş ilişkinize profesyonel bir son vermenin ve müşterileriniz ve tedarikçileriniz tarafından yapılması gereken eylemleri açıklamanın mükemmel bir yoludur. Bu tür bir mektubun gönderilmesi, kuruluşunuzun iş yaptığı kişilerle iletişim kurma ve onlara uyum sağlama konusunda iyi niyetli bir çaba gösterdiğinizi gösterir. Ayrıca tüm konuların kapanıştan önce ele alınmasına da yardımcı olabilir, bu da ileride ortaya çıkabilecek olası yasal sorunların önlenmesine yardımcı olabilir.
Kapatma Bildirim Zamanlaması
İşletme kapanış mektubunu ne zaman postalamanız gerektiğine dair kesin ve kesin bir kural yoktur. Gerçek posta tarihi çeşitli faktörlere bağlı olacaktır.
Müşteriler
Özel müşterilerinizin işletmenizin kapandığını sizden duymasını istiyorsunuz, dedikodular veya önceden haber vermeden kepenkli bir kapının keşfedilmesi yoluyla değil. Müşterilerinize bildirimde bulunmak onların özel olduğunu düşündüğünüzü güçlendirir ve onlara sizinle gerekli son ticari işlemleri yapma fırsatı verir.
Genel olarak, kapanış tarihinden en az 30 gün önce bir kapanış bildirim mektubu göndermeyi veya mektubun bir kopyasını aylık faturalarına eklemeyi düşünün. Kuru temizleme veya tamir atölyesi gibi bir hizmet işletmesinin, müşterilere gelip eşyalarını almaları için yeterli zaman vermesi gerekecektir. Bir perakende satış işletmesi, satış başlamadan önce işletme kapatma mektubunun yayınlanması nedeniyle muhtemelen stoklarını az altmak için satışa çok zaman ayırmak isteyecektir.
Tedarikçiler
Tedarikçilere, son operasyon tarihinizden en az 60 gün önce kapatma niyetinizi bildirmeniz genellikle en iyisidir. Bu, hesapların kapatılması ve kapatılması için yeterli süreyi sağlayacaktır.
Gelecek Planlarına Özel Değer
Bir işletme satıyorsanız ve hemen ardından ilgili yeni bir işletme açmayı planlıyorsanız, ikisi arasındaki süreyi en aza indirmek isteyebilirsiniz. Örneğin, temizlik franchise'ınızı satıyorsanız ve kendi temizlik hizmetinizi açıyorsanız, işletme kapatma mektubunu kapatma tarihinden hemen öncesine kadar göndermeyi erteleyebilirsiniz.
Mektubunuzda Neleri İletmelisiniz
Bir işletme kapanış mektubunun temel hedefleri, işletme kapanışının ayrıntılarını açıkça ifade etmek ve okuyucuya işleri veya hizmetleri için içtenlikle teşekkür etmektir. Bu mektupların etkili olması için uzun olması gerekmez. Harf şu şekilde olmalıdır:
- Okuyucuya işletmenin kapanacağı tarihi söyleyin
- Okuyucuya yapması gereken her şey hakkında bilgi verin (örneğin, kuru temizlemeden aldıkları ürünleri almak, ödenmemiş faturalarını ödemek veya iş satışının sona ermesi için gelmek gibi)
- Okuyucuya sorularını nereye yönlendireceklerini söyleyin
- Müşteriye veya tedarikçiye yaptıkları iş için teşekkür edin
Mektubun işletmenin neden kapatıldığına dair bir neden belirtmesine gerek yok. Nedeni iyi bir haberse, örneğin sahibinin emekli olması gibi, mektuba bu nedeni de dahil etmeye karar verebilirsiniz. Aksi takdirde, mektubu neyi ne zaman yapmaları gerektiği gibi okuyucu için önemli olan konulara yoğunlaştırmak genellikle en iyisidir.
İlişkiyi Sürdürün
Bir iş ilişkisini olumlu bir şekilde bırakmak her zaman tercih edilir. Bir kişiyi bir daha görmeyi veya onunla çalışmayı planlamıyor olsanız bile, iş kapanış mektuplarında yardımsever, olumlu ve samimi olmak en iyisidir. Profesyonelliğiniz işletmeyi kapatmanızı kolaylaştıracak ve gelecekteki iş planlarınız sizi gelecekte aynı kişilerle çalışmaya yönlendirirse, bu size bir avantaj sağlayabilir.
