Ödeme mektubu için talep yazmanız gerekiyor mu? Müşterilerle iletişim kurmak ve vadesi geçmiş faturaları ödemelerini istemek hoş olmasa da, bu, işletme sahibi ve yöneten kişilerin zaman zaman kesinlikle yapmak zorunda kaldığı bir şeydir. Burada verilen mektup şablonunu kullanmak için aşağıdaki resme tıklamanız yeterlidir. Belge, daha sonra gerektiğinde düzenleyebileceğiniz, kaydedebileceğiniz ve yazdırabileceğiniz bir PDF dosyası olarak açılacaktır. Bu belgenin nasıl kullanılacağı konusunda yardıma ihtiyacınız varsa, bu Adobe basılabilirleri kılavuzunu kullanın.
Bakiye Tutarının Ödenmesine İlişkin Talep Mektubu
Ödenmemiş bakiye ödemesi talep mektubu yazmanız gerekiyorsa bu şablonu kullanın.
Müşteriye Peşin Ödeme Talep Mektubu
Bir müşterinin sizinle ön ödeme gerektiren ürün veya hizmetleri sağlamak için sözleşme yaptığı durumlarda bu şablonu kullanın.
Ödeme İbrası Talep Mektubu
Bir işlemin tamamlanmasını bekleyen emanette tutulan bir ödemenin onaylanmasını talep etmek için bu örnek mektubu başlangıç noktası olarak kullanın.
Ödeme Talebi Mektubu Yazma İpuçları
Şablondaki bilgileri durumunuza uyacak şekilde ayarlamanız gerekirken, uygun bir ton kullanmanız ve belgenin profesyonelce biçimlendirildiğinden emin olmanız önemlidir.
Uygun Bir Ton Kullanın
Bir müşteriye veya ödeme talep eden müşteriye bir mektup gönderirken, olumlu, profesyonel bir üslup korurken, düşüncenizi mümkün olduğunca açık bir şekilde iletmek önemlidir. Müşterinin saldırıya uğradığını hissetmesine neden olacak kadar olumsuz bir birinci veya ikinci istek göndermeyin. Eğer üslup çok sertse müşteri, işletmenizle ilişkiyi sürdürmeye çalışmanın bir anlamı olmadığını düşünebilir. Böyle bir durumda müşterinin ilişkiyi korumakla ilgilenmemesi nedeniyle faturayı ödememeyi seçme riski vardır.
Profesyonel Biçimlendirmeyi Kullan
Posta veya faks yoluyla ödeme talebi mektubu gönderiyorsanız şirketin antetli kağıdını ve standart iş mektubu formatını kullanın. Şirketinizin yazışma prosedürlerine bağlı olarak mektubu e-posta yoluyla iletmeniz de kabul edilebilir. Eğer öyleyse, mektubu bir ek dosyası yerine e-posta mesajının gövdesine eklemek daha iyidir. Bir e-posta mesajı için antetli kağıt şablonu oluşturmanıza gerek yoktur ancak iletişimi resmi şirket e-posta imzanızla kapatmalısınız.
Takip Ediyorum
Vadesi geçmiş bir hesaba ödeme talep mektubu gönderirseniz ve alıcıdan 30 gün içinde yanıt alamazsanız, bir sonraki telefon aramasını yapmayı düşünün. Mektupta olduğu gibi olumlu bir tonu korumak uygundur. Faturayı ödemekten sorumlu kişiyle doğrudan konuşmayı deneyin ve mektubun alındığını onaylayın. Sorumlu tarafla konuşabiliyorsanız, kredi kartı ödemesini telefonla veya internet üzerinden yapmayı teklif edin. Değilse, ne zaman ödeme almayı bekleyebileceğinizi sorun. Tarihi not edin ve geç ödeme mektubu ile takip edin.
Toplama için Ek İşlemler
Ödeme kararlaştırıldığı gibi alınmazsa, hesabınızı şirketinizin vadesi geçmiş hesapları yönetme prosedürünün bir sonraki adımına yükseltmeniz gerekecektir. Fatura uzun bir süre ödenmezse, gelecekteki tahsilat mektuplarının tonunun daha sert olması ve gerekirse bir tahsilat acentesine devredilmesi gerekecektir. Nihai tahsilat işlemlerinin yapılması gereken koşullar mutlaka mevcut olsa da, geç ödemeyi dostane bir şekilde çözüme kavuşturmak için mümkün olan tüm yolları tüketmeden bunu yapmanız tavsiye edilmez. Hesabı tahsilatlara göndermeye veya yasal işlem başlatmaya gerçekten hazır olana kadar, hesaplarının vadesi geçmiş kişi veya işletmelerle yaptığınız ödeme talebi yazışmalarında bu tür eylemlerden bahsetmeyin.
