Tüm iş konferansları genellikle katılımcıların ilgisini çeken konuları tartışan çeşitli konuşmacıları içerse de, en iyi etkinlikler bir dizi farklı aktivite türünü içerir. Hedef kitlenin tüm kesimlerine hitap edecek seçeneklere yer vererek planladığınız bir sonraki etkinliğin başarılı olduğundan emin olun.
Açılış Konuşmacıları
Açılış konuşmacıları konferans katılımcıları için büyük bir ilgi odağı olabilir. Bunlar genellikle genel oturum sunumlarıdır; yani aynı anda oturum düzenleyen başka konuşmacı yoktur. Konular genellikle standart mesleki gelişim ücretinin ötesindedir ve ilham veya benzersiz içgörüler sunar. Açılış konuşmasını yapacak kişiler herhangi bir zamanda programlanabilse de genellikle bir konferansın ilk ve son oturumları için rezervasyon yapılır.
Etkinliğin boyutuna ve bütçesine bağlı olarak, bazı gruplar ünlüleri veya diğer yüksek profilli kişileri açılış konuşmacısı olarak ayarlıyor. Örneğin, Dan Pretty, 2016 yılında HR Florida'nın açılış konuşmacısıydı ve Malala Yousafzai, İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği (SHRM) 2018 Konferansı ve Fuarı'nda konuşma yapacak. Daha küçük kuruluşlar genellikle bu oturumlar için yerel ünlüleri veya motivasyon konuşmacılarını rezerve eder. Açılış konuşmacılarını Ulusal Konuşmacılar Derneği veya Big Speak gibi kuruluşlar aracılığıyla bulabilirsiniz.
Ara Oturumları
Ara oturumları, iş konferansı etkinliklerinde gün boyunca düzenlenen eğitim programlarıdır. Katılımcıların çeşitli konular arasından seçim yapmasına ve böylece programlarını bir dereceye kadar özelleştirebilmelerine olanak sağlamak için aynı anda birden fazla oturum planlanıyor. Açılış konuşması için alanınızdaki başarılı profesyonelleri, sektör danışmanlarını ve eğitmenlerini, devlet kurumu temsilcilerini ve diğer uzmanları ayırmayı düşünün. Katkıda bulunmakla ilgilenen kişileri teklif sunmaya teşvik etmek için kuruluşunuzun web sitesinde konuşmacılara çağrı yapmayı düşünün.
Öne çıkan konuşmacıları planlarken, geniş bir konu yelpazesi sunmak ve konuları dağıtarak insanların kendi ilgi alanlarına hitap eden programlara katılabilmelerini sağlamak önemlidir. Örneğin, muhasebeyle ilgili iki konuşmacınız varsa, bunları farklı zamanlarda planlayın, böylece muhasebeyle en çok ilgilenen kişilerin her ikisine de katılma fırsatına sahip olması sağlanır. Pazarlama veya müşteri hizmetleri gibi çok farklı konuları aynı anda sunun, böylece muhasebeyle ilgilenmeyen katılımcıların da aralarından seçim yapabileceği çok şey olur.
Beyin Fırtınası Oturumları
Konferanslara katılmanın en büyük faydalarından biri, benzer düşüncelere sahip profesyonellerle tanışma ve iletişim kurma fırsatıdır. Belirli konulara özel beyin fırtınası oturumları için gündemde zaman ayırmayı düşünün. Örneğin, katılımcılarla ilgili sıcak konular hakkında yuvarlak masa tartışmaları için birkaç ara oturumunu engelleyebilirsiniz. Alternatif olarak, mekanın lobisinde, günün farklı saatlerinde özel ilgi alanlarına yönelik tartışmalara ayrılacak oturma alanları belirleyebilirsiniz. Belirlenen konular hakkında başkalarının ne düşündüğü hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyen katılımcılar, bunun gibi bir şeye katılma fırsatına sahip olmaktan memnun kalacaklardır.
Perakende Satışlar
Konferanslarda genellikle katılımcıların sponsor derneğin sunduğu tişört, kalem, portföy ve daha fazlası gibi markalı ürünleri satın alabilecekleri taşınabilir perakende mağazaları bulunur. Bu perakende satış mağazalarında genellikle etkinlikte konuşan yazarların yazdığı kitaplar da bulunur. Grubunuz büyük miktarda envantere yatırım yapamıyorsa, katılımcıların etkinlikte sipariş verebilecekleri ve evlerine veya ofislerine stoksuz satış yapmaları için birkaç sergi öğesi sağlayın. Muhtemelen eve götürmek için eşyaları taşımak veya paketlemek zorunda kalmamayı takdir edeceklerdir, böylece bu şekilde daha da fazla satış yaptığınızı fark edebilirsiniz.
Kitap İmzaları
Yazarlardan bahsetmişken, etkinlik sırasında kitap yayınlayan konuşmacılar için kitap imza günleri planlamak iyi bir fikirdir. Kişinin sunumundan heyecan duyan katılımcılar imzalayacakları bir kitabı satın almak için doğrudan imza törenine gidebileceğinden, belirli bir yazarın kitabının imza törenini kişinin konuşmasından hemen sonra düzenlemek genellikle en iyisidir. Bu, grubunuzun kitap satışlarını artırmasına yardımcı olabilir ve aynı zamanda etkinliğinizde konuşma yapma olasılığını özellikle yazarlar için çekici hale getirir.
Ticaret Fuarı
İş konferanslarının çoğunda, satıcıların ve sponsorların bir ücret karşılığında ürün ve hizmetlerini sergilemek için stant kurabilecekleri bir alanın ayrılmasını içeren bir ticari fuar bölümü bulunur. Ticaret fuarına katılımla ilgili ücretlerin bir sonucu olarak gelen para, genel etkinliği düzenleme maliyetlerinin karşılanmasına yardımcı olabilir ve ayrıca planlama kuruluşunun operasyonlarını desteklemek için gelir elde etmesine yardımcı olabilir.
Bazı konferanslar için ticari fuar her zaman açık kalırken, diğerlerinde katılımcı standı bölümü yalnızca oturumların devam etmediği zamanlarda katılımcılara açıktır. Her katılımcıya, ürün ve hizmetlerini tanıtan sergiler kurabilecekleri özel bir stant alanı tahsis edilmiştir. Ekip üyelerini stantlarda görev yapacak ve katılımcılarla etkileşimde bulunacak şekilde görevlendirirler. Çoğu, ürün literatürünü dağıtır ve bir tür hediye (genellikle promosyonel iş hediyeleri veya atıştırmalıklar) sunar ve ayrıca gelecekte pazarlama amacıyla kullanmak üzere katılımcılardan iletişim bilgilerini toplar.
Sessiz Açık Artırma
Konferansınız, sponsor grup veya başka bir dernek için büyük bir bağış toplama etkinliğiyse, sessiz bir müzayedeye ev sahipliği yapmayı düşünün. Bu, katılımcıların konferans sırasında belirli bir zaman dilimi için teklif verebilecekleri bağışlanan öğelerin toplanmasını içerir. Teklif verme sona erdiğinde, her ürün için en yüksek teklifi veren "kazanır"; bu, ürünü satın alacakları anlamına gelir. Katılanlar alışveriş yaparken ve rekabet ederken eğlenir, özellikle de harika indirimler yakalarlarsa ve kuruluş etkinlikten ek gelir akışı elde ederse.
Yiyecek: Yemekler ve Atıştırmalıklar
Yemek herhangi bir konferans etkinliğinin önemli bir parçasıdır! Muhtemelen yemek ve atıştırmalıkları kongre merkezinden, otelden veya etkinliğin gerçekleştirileceği diğer mekandan satın almanız gerekecektir. Etkinlik günün erken saatlerinde başlıyorsa sabahları hafif bir kahv altı, tabak veya açık büfe öğle yemeği ve öğleden sonra atıştırmalıkları yapmayı planlamalısınız. Bazı etkinlikler, özellikle bir ödül töreni veya özel akşam açılış konuşması sunumu varsa, bir veya daha fazla gecede akşam yemeklerini de içerir.
Menüyü sipariş ederken, özel diyet kısıtlamalarını hesaba katacak şekilde çok çeşitli seçeneklere sahip olduğunuzdan emin olun. Açık büfe seçenekleri sunuyorsanız, glüten, şeker, buğday, fındık veya et gibi şeyleri yiyemeyen (veya yememeyi tercih eden) kişiler için de seçenekler bulunduğundan emin olun. Vegan bir yaşam tarzını takip edenler için de seçeneklerin mevcut olması tavsiye edilir. Tabakta yemek servis ediyorsanız katılımcıların kendi yeme tarzlarına uygun yemekleri tercih etmelerine izin verin. Bunu yapmanın bir yolu, kayıt formuna katılımcıların diyet kısıtlamalarını belirtebilecekleri veya özel siparişler verebilecekleri bir bölüm eklemektir.
Başlangıç Resepsiyonu
Konferansın ilk gecesinde, katılımcıların etkinliğe katılımını sağlamaya ve destekçileri (satıcılar ve sponsorlar) tanıtmaya odaklanan bir başlangıç resepsiyonu düzenlemeyi düşünün. Buradaki fikir, insanların katılmayı sabırsızlıkla bekleyeceği ve onlara diğer katılımcılarla yapılandırılmış bir şekilde sosyalleşme şansı verecek eğlenceli bir etkinliğe ev sahipliği yapmaktır.
Bu resepsiyonlar genellikle ticari fuar alanında düzenleniyor ve katılımcılara, yiyecek ve içeceklerin servis edildiği rahat bir ortamda katılımcıları ilk kez görme olanağı sunuluyor. Bu resepsiyonlara genellikle konferans katılımcılarının katılımı oldukça yüksek olduğundan bu, katılımcı stantlarına sahip olmak için para ödeyen satıcılar ve sponsorlar için katma değerli bir fayda sağlar.
Muhtemelen bu tür bir etkinliğin maliyetini promosyon karşılığında karşılayacak bir sponsor bulabilirsiniz. Resepsiyonda alkol servisi yapacaksanız, her katılımcıya belirli sayıda içki bileti vermeyi düşünün, böylece hiçbir ücret ödemeden birkaç içecek alabileceklerdir. Bu, maliyeti kontrol etmenize ve diğer potansiyel sorumluluk sorunlarını da en aza indirmenize yardımcı olacaktır. Yiyecek ve diğer içecek türleri için ücret alınmamalıdır.
Sosyal Bağlantılar
Katılımcıların birbirleriyle bağlantı kurmaları ve rahat bir şekilde sosyalleşmeleri için ek resmi olmayan yollar eklemek iyi bir fikirdir. Örneğin, insanların eğlenceli bir şekilde bağlantı kurmasına olanak tanırken aynı zamanda etkinliğin sosyal medyadaki varlığını da geliştiren bir Tweetup ekleyebilirsiniz. Etkinlik için resmi bir hashtag seçin, böylece katılımcılar deneyimlerini çevrimiçi olarak paylaşabilirler.
Ayrıca katılımcıların, belirli türdeki restoranlarda yemekler gibi, etkinlikte çalışmaları öne çıkan konuşmacılar veya yazarlarla birlikte parasını kendilerinin ödeyebilecekleri grup etkinliklerine katılmak üzere kaydolmalarına izin vermek de iyi bir fikirdir veya yerel turistik yerleri görmek için. Bu, özellikle tanıdıkları kişilerle birlikte katılmayan kişiler için faydalıdır çünkü onlara diğer katılımcıları tanıma ve kendi başlarına dışarı çıkmak zorunda kalmadan yerel bölgeyle etkileşime girme yolu sağlar.
Eğlence
Eğlence, özellikle birden fazla güne yayılan büyük konferanslar için harika bir ek özellik olabilir. Bazı çok günlü konferanslar, konserler, komedi gösterileri veya katılımcıların katılabileceği partiler gibi mesai sonrası etkinlikleri içerir. Katılımcıların girişi genel etkinlik kayıt ücretine dahil edilmelidir, ancak muhtemelen onların sadece eğlence odaklı kısım(lar) için ek bilet satın almalarına da izin vermelisiniz. Bu şekilde, arkadaşlarını veya aile üyelerini yanlarında getiren iş amaçlı seyahat edenlerin bu tür etkinliklere seyahat arkadaşlarını da dahil etmeleri mümkün olur.
Egzersiz Grupları
Konferans için şehir dışında olduğunuzda egzersiz rutininize sadık kalmak zor olabilir. Etkinlik organizatörlerinin organize grup egzersiz aktivitelerinin bir programını yayınlaması faydalı olabilir. Örneğin, günlük yürüyüşler veya koşular düzenlemesi için yerel bölgeyi tanıyan bir komite üyesini görevlendirebilir veya katılmak isteyenlere grup fitness dersleri sunmak için mekanda bir alan ayırabilirsiniz.
Katılımcı Kapısı Ödülleri
İnsanlar bir şeyler kazanmayı sever, bu nedenle katılımcıların etkinlik sırasında kayıt olmaları ve ödüller kazanmaları için yollar sağlamak harika olabilir. Sponsor kuruluş tarafından sağlanan kapı ödüllerinin yanı sıra satıcıların katkıda bulunduğu ürünleri de dahil edebilirsiniz. Örneğin, bazı gruplar, ticari fuar katılımcılarının bağışladığı daha küçük ödüllerin yanı sıra, nakit büyük bir ödül (kurum veya sponsor tarafından finanse edilen) verebilir.
Birçok grup, katılımcılara her sponsorun veya kaydolan ve ödeme yapan ilk birkaç satıcının adının yer aldığı bingo kartları sağlayarak kapı ödülleri verme sürecini yönetir. Katılımcıların benzersiz pul veya imza almak için belirtilen stantları ziyaret etmesi gerekiyor, ardından tamamlanan kartlar bir çekilişe giriliyor. Kartlar önceden belirlenmiş bir zamanda (genellikle günün sonunda) çekilir ve ödüller, katılan katılımcılara verilir.
Bazı etkinliklerde kapı ödülü alan satıcılar, katılımcılardan kartvizit toplayarak veya yaka kartlarındaki barkodları tarayarak bunları ödüllendiriyor.
Katılımcı Kapısı Ödülleri
Bazı gruplar, konferansa mali destek sağlayan kişi ve şirketlerin ilgisini daha fazla çekmenin bir yolu olarak katılımcılara kapı ödülleri de sunuyor. Bir seçenek, bir sonraki yılki etkinlik için ücretsiz stant alanı kazanmak üzere bir veya iki katılımcının isimlerini çekmektir. Almaktan keyif alacakları eğlenceli ödüller vermek için satıcı temsilcilerinin isimlerini çizmeyi de düşünebilirsiniz. Bunu takdir edeceklerdir ve bu, işverenlerini gelecek yıl katılmaya teşvik etmelerine yardımcı olabilir!
Değerlendirmeler
Bu yılın katılımcılarının yanı sıra satıcılardan ve sponsorlardan da geri bildirim almak önemli. Katılan herkesin bir değerlendirme formunu doldurması için bir yol sağlayın. Etkinlikte kağıt değerlendirmeleri dağıtabilir veya birkaç gün içinde bir anket göndererek takip edebilirsiniz. Geri bildirimi nasıl isterseniz isteyin, bunu yapmanız önemlidir! Dinlemeniz de önemli! Sonuçları yayınlayın ve gelecek yılın etkinliğini planlamaya başladığınızda dikkate aldığınız geri bildirimleri dikkate alın.
Harika bir konferans dileriz
Bu, bir konferansa dahil edilebilecek her olası etkinlik türünün her şeyi kapsayan bir listesi olmasa da harika bir başlangıç noktasıdır. Bu fikirleri gözden geçirin ve bir sonraki etkinliğinizi planlamaya katılan diğer kişileri de aynısını yapmaya teşvik edin. Bazı etkinlikleri seçmek için öğrendiklerinizi kullanın ve etkinliğinizi hedef kitleniz için daha çekici hale getirmeye yardımcı olabilecek diğer fikirleri düşünmek için bir başlangıç noktası olarak kullanın. Piyasada çok sayıda konferans var, bu nedenle konferansınızın değerli mesleki gelişim fırsatları ve kaynaklarının yanı sıra biraz eğlence de sağladığından emin olmak için adımlar atmak önemlidir.
