Daha önce hiç yazmadıysanız, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için hibe başvurusunda bulunmak göz korkutucu görünebilir. Kapsamlı olmanız ve araştırmanızı yapmanız gerekse de, diğer kâr amacı gütmeyen kuruluşların hibe yazarlarının finansman başarısı için kullandığı geleneksel adımları izlerseniz, hibe yazmak basit bir süreç olabilir.
Önce Kuruluşunuzun Bilgilerini İnceleyin
Hibe başvurusuna başlamadan önce, yönetim kurulunuz ve personelinizle oturup kuruluşunuzun hibe başvurusuna hazır olduğundan emin olmanız gerekir. Çoğu fon veren, sizi fon için değerlendirmeden önce bir kuruluştan belli bir düzeyde hazırlık bekleyecektir. Bu, hibe yazma sürecine başlamadan önce kuruluşunuzun aşağıdaki yönlerini yerine getirmeniz gerektiği anlamına gelir:
- 501c3 kâr amacı gütmeyen bir kuruluş olarak evraklarınız ve yasal statünüz hazır olmalıdır; bunlar arasında İç Gelir İdaresi vergi belirleme mektubunuz, Ana Sözleşmeniz ve Yönetmelikleriniz yer alır.
- En azından tüzükte belirtilen asgari üye sayısına sahip bir yönetim kurulu.
- Açık bir şekilde ifade edilmiş bir misyon ve vizyon beyanı.
- Fon verildiği takdirde hibe parasını kullanma kapasitesi; bu, ücretli personel, gönüllüler ve yüklenicilerin yanı sıra ekipman ve tesisin kullanıma hazır olması anlamına da gelebilir.
- Fonların genel kabul görmüş muhasebe prosedürleriyle doğru şekilde kullanılmasını sağlamak için oluşturulmuş bir dizi mali süreç.
Fon verenlerin çoğunun artık çevrimiçi başvuru formları olduğunu unutmayın, dolayısıyla tüm bu öğelerin fiziksel kopyalarının yanı sıra elektronik kopyalarına da sahip olmanız gerekecek.
Fon Ne İçin?
Bir sonraki önemli adım, finanse edilmesini istediğiniz özel bir programa veya projeye sahip olmaktır. Çoğu vakıf ve finansman kurumu size genel işletme giderleri için kullanılacak parayı sağlamayacaktır, ancak birkaçı yeni kar amacı gütmeyen kuruluşlara "başlangıç parası" sağlayacaktır. Bir hibe yazarken, açıkça ifade edilen amaç ve hedefler ve zaman çizelgeleri ile hibeye özel bir ihtiyacınızın olması gerekir. Siz ve yönetim kurulunuz bunun ne olacağını belirlemediyseniz ve genel bir finansman talebinde bulunursanız, finansman alma şansınız çok düşüktür. En azından programınızın iyi ifade edilmiş, zorlayıcı ve açıkça gösterilen bir ihtiyacı karşılayan AKILLI hedeflere sahip olması gerekir. AKILLI hedefler Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zamana bağlı olanlardır.
Hibe Başvurunuzu Yazma
Kurumsal yapınızı oluşturduktan ve finanse etmek istediğiniz belirli hedefleri olan bir programa sahip olduğunuzda, başvuru sürecini başlatmanın zamanı geldi. Zamandan tasarruf etmek için başvuru süreci sırasında sizden istenecek tüm tipik evrak işlerinin yapılmasına yardımcı olur. Bazı ajanslar ve fon sağlayıcılar ek materyaller isteyecektir, ancak en azından şunları sağlamanız gerektiğini bekleyebilirsiniz:
- IRS Vergi Belirleme Mektubunuzun bir kopyası
- Denetlenmiş vergi kayıtları veya varsa önceki yılın 990'lı formları
- Kuruluşunuzun, misyonunun ve projenin ölçülebilir hedeflerinin ve zaman çizelgesinin kısa bir açıklaması
- Kuruluşunuzun gerekirse para olmadan da çalışabileceğini göstermek için proje için bir kalem bütçesinin yanı sıra genel bütçenize ilişkin bilgileri içeren özel bir finansman talebi
- Gelecek için net bir şekilde ifade edilmiş bir bağış toplama planı; çünkü çoğu fon sağlayıcı, fon sağladıktan sonra programa devam edebileceğinizi ve hibe parası akmaya başladıktan sonra kendi başınıza daha fazla para toplayabileceğinizi bilmek isteyecektir. dışarı
- Projeye dahil olacak kilit personel veya gönüllülerin profesyonel biyografilerini içeren bir açıklama
- Bazı fon sağlayıcılar aynı zamanda Ana Sözleşmenizin, Yönetmeliklerinizin ve yönetim kurulunuzun arka plan bilgilerinin yer aldığı bir listesinin bir kopyasını da isteyebilir
- Her zaman talep edilmese de, önerilen projeye olan ihtiyacı doğrulayabilecek topluluk üyelerinden gelen destek mektupları, fon sağlayan kuruluşa gerekli bilgilerin sağlanmasına yardımcı olabilir
- Bazı durumlarda vakıf, programınızın medya sunumu, program broşürleri veya yıllık raporlar gibi özel taleplerde bulunabilir.
Araştırma Finansmanı Kuruluşları
Birçok yeni hibe yazarının yaptığı büyük bir hata, daha fazla bilgi almadan, bulabildikleri her fon kaynağına hibe taleplerini göndermektir. Çoğu vakıf ve finansman kuruluşunun, finansman alabilmek için karşılanması gereken belirli kriterleri vardır.
- Kadınlar ve çocuklar gibi belirli bir nüfusta veya Orta Atlantik bölgesi gibi belirli bir yerde uzmanlaşabilirler.
- Diğerleri yalnızca evsiz barınakları veya kilise grupları gibi belirli kar amacı gütmeyen kuruluşlara fon sağlar.
- Vakıfların çoğu, yeni bir programa başlamak için finansman veya teknolojik ihtiyaçlar gibi yalnızca belirli türde bir destek sağlar.
- Birkaç tanesi genel işletme fonu sağlıyor, ancak bu tür fon sağlayıcıları bulmak zordur ve genellikle finanse edilebilecek olandan çok daha fazla talep alırlar.
Hibe yazma sürecine başlamadan önce, başvurduğunuz vakıfların programınızı finanse etmekle ve belirli bir nüfusa yardım etmekle ilgileneceğinden emin olun. Çoğu vakıf ve şirket, geçmişte kime fon sağladıklarına dair kamuya açık bilgilere sahiptir; dolayısıyla bu listeleri incelemek, kuruluşunuzun finansman planlarına nasıl uyacağı konusunda size iyi bir fikir verebilir.
Potansiyel Hibe Fonlayıcılarını Bulma
Nerede yaşadığınıza bağlı olarak yerel kütüphaneniz, finansman sağlayan yerel ve ulusal vakıfları ve şirketleri bulmanızı sağlayacak kaynaklara sahip olabilir. Değilse, araştırmanızın çoğunu çevrimiçi olarak yapabilirsiniz. Fon verenleri bulabileceğiniz birkaç web sitesi var:
- Vakıf Dizini Çevrimiçi, bağış için vakıf adına, vergi EIN numarasına, konuma veya dolar aralığına göre arama yaparak vakıfları ücretsiz olarak aramanıza olanak tanır. Daha güçlü bir arama yeteneğine sahip olmak istiyorsanız kurumsal vakıfları, kamu yardım kuruluşlarını ve devlet kurumlarını da kapsayan profesyonel planlarına ödeme yapabilirsiniz.
- Guidestar, vakıfları da içeren kar amacı gütmeyen kuruluşların ulusal veri tabanı aracılığıyla bir hesap oluşturduğunuzda ücretsiz arama yapmanıza olanak tanıyan bir web sitesidir.
- FoundationSearch, kâr amacı gütmeyen kuruluşların kuruluşunuza bağlı olarak çeşitli fiyatlandırmalar için finansman kaynakları bulmasına yardımcı olan bir sitedir.
- Vakıflar Konseyi'nin web sitesinde Cemaat Vakfı Bulucu dizini bulunmaktadır.
- Grant Danışmanı eyalete göre fon verenleri aramanıza olanak tanır.
- GrantWatch, finansman fırsatlarını bulmanıza yardımcı olan ücretli bir hizmettir. Haftada 18 ABD Doları, ayda 45 ABD Doları, üç ayda bir 90 ABD Doları veya yıllık 199 ABD Doları karşılığında abone olabilirsiniz.
- GrantStation, GrantAdvisor'a benzer ücretli bir hizmettir. Bir yıllık abonelik 139$ veya iki yıllık abonelik 189$'dır. Abonelikler, bağışların nasıl yazılacağına ilişkin yararlı bilgilerin yanı sıra fon sağlayıcı dizinlerini de içerir.
Finansman kuruluşları ve vakıflar bulmanın başka bir yolu da yerel United Way'inizle konuşmaktır; bu kuruluş size web siteleri olmayan veya reklamı olmayan yerel aile vakıfları hakkında bilgi verebilir. Diğer kar amacı gütmeyen kuruluşlarla da ağ kurun ve fonlarını nereden aldıklarını öğrenin. Size yalnızca bilgi bağış kaynakları sağlamakla kalmazlar, aynı zamanda fon verenlerin genellikle olumlu baktığı davanız üzerinde çalışmak için onlarla koalisyonlar kurabilirsiniz.
Yazmadan Önce Organize Olun
Araştırmanızı yaptıktan ve başvurmak istediğiniz bir grup vakıf ve şirketi bulduktan sonra, önce bir e-tablo oluşturmak faydalı bir fikirdir. Fon sağlayıcının adı, son başvuru tarihi, gerekli tüm materyaller ve farklı kişilerin bitmiş hibenizi incelemesi için onay sütunları da dahil olmak üzere hibe konusundaki ilerlemenizle ilgili sütunları ekleyin. Genel dilbilgisi ve netlik açısından birisinin yazınızı düzenlemesinin yanı sıra bazı personel ve yönetim kurulu üyelerinin, programa olan ihtiyacı ne kadar net bir şekilde gösterdiğini görmek için yazınızı incelemesini sağlamak her zaman iyi bir fikirdir.
Talimatları Okuyun
Bu bariz bir adım gibi görünebilir ama önemli bir adım. Fon sağlayıcının ihtiyaç duyduğu her destekleyici belgenin bir kontrol listesini yaptığınızdan emin olun. Başvuru formunda sorulan her soruyu yanıtladığınızdan emin olmak için yönergelerini dikkatle okuyun. Önemli bir soruyu yanıtlamayı kaçırdığınız için hibeyi kaçırmak istemezsiniz.
Başvurunuzda Bireysel Vakıfla Konuşun
Fon sağlayıcıların çoğunun benzer ve bazen aynı hibe başvurularına sahip olduğunu görseniz de bu, hepsinin yapacağı anlamına gelmez. Farklılıklara dikkat edin ve hibenizi her bir fon sağlayıcının istekleri doğrultusunda özel olarak yazdığınızdan emin olun. Önce isteğinizin genel bir açıklamasını yazmanız ve ardından bunu her bir başvuru için temel olarak kullanmanızda bir sakınca yoktur. Finansörden gelen soruları yanıtlamak için her bir başvuruda ince ayar yaptığınızdan emin olun ve odak noktalarına bağlı olarak, başvurunuzu öne çıkaracak bir hibeye ek bilgi sağlamak isteyebilirsiniz.
Tipik Bir Hibe Başvurusu
Hibe başvurularının çoğu birbirine çok benzer sorular sorma ve aynı yapıyı takip etme eğilimindedir. Genel olarak bir uygulamanın aşağıdaki bölümlere sahip olmasını bekleyebilirsiniz:
- Kuruluşunuzun nitelikleri, geçmişinizi, misyonunuzu ve amacınızın yanı sıra kilit personel ve gönüllülerinizi de tanımlar. Bu bölümün amacı, önerilen programı yürütme becerisine sahip olduğunuzu göstermektir.
- İhtiyaç değerlendirmesi veya sorun bildirimi, projenizin çözmeye çalıştığı sorunu açıklar. Bu, hizmet etmeye çalıştığınız nüfus ve neden yardıma ihtiyaç duydukları hakkında istatistikler ve somut veriler eklemek için iyi bir alandır.
- Önerilen programınızın spesifik, ölçülebilir ve net bir zaman çizelgesine sahip olması gereken amaç ve hedefleri.
- Metodoloji bölümü, programınızı ayrıntılı olarak tanımladığınız yerdir. Burası, işi kimin ve ne zaman yapacağı da dahil olmak üzere, her bir hedef ve hedefe nasıl ulaşacağınızı yazdığınız yerdir.
- Bir değerlendirme bölümü, hangi öğelerin karşılandığını ve nelerin ek çalışma gerektirdiğini belirlemek için programın amaçlarını ve hedeflerini nasıl inceleyeceğinizi açıklar. Ayrıca müşteri anketleri, topluluk geri bildirimleri ve daha fazlası gibi süreçlerin açıklamalarını da içerebilir. Değerlendirme genellikle hibenin gözden kaçırılan bir alanıdır ve fon sağlayıcıya fonlarının iyi kullanıldığından nasıl emin olacağınızı ne kadar çok gösterirseniz, teklifinizi o kadar ciddiye alacaklardır.
- Belirli kalemler de dahil olmak üzere paranın nasıl kullanılacağını ayrıntılı olarak açıklaması gereken bir bütçe bölümü. Belirli program bütçesine ek olarak büyük olasılıkla kuruluşunuzun tamamı için bir bütçe de eklemeniz gerekecektir.
- Kuruluşunuzun gelecekte programınız için nasıl finansman bulmayı planladığını açıklayan bir finansman bölümü. Bu aynı zamanda bazen gözden kaçan kritik bir bölümdür. Bir fon veren, yalnızca parasını iyi kullanacağınızı değil, aynı zamanda yalnızca bir yıllık birçok hibe olduğu için fon bulmaya devam etmek için bir planınızın olduğunu da bilmek ister.
Gönderimden Önce Son Bir İnceleme Yapın
Bibenizi yazdıktan ve tüm destekleyici belgeleriniz bir araya toplandıktan sonra, son bir inceleme yaptığınızdan emin olun. Özellikle çok sayıda hibe yazıyorsanız veya özellikle uzun bir başvuru ise, bir belgeyi veya bölümü kaçırmak kolaydır. Hibeyi sizinle birlikte yürütecek ikinci veya üçüncü bir kişinin olması her zaman akıllıca bir fikirdir. Postayla göndermeden veya çevrimiçi gönder tuşuna basmadan önce dosyalarınız için hibenin bir kopyasını saklayın.
Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Hibelere Başarıyla Başvuruluyor
Gönderdiğiniz ilk hibe başvurusu reddedilirse cesaretiniz kırılmasın. Değerli programlara sahip diğer birçok kar amacı gütmeyen kuruluşla rekabet ettiğinizi ve fon verenlerin her finansman döngüsü için sınırlı miktarda paraya sahip olduğunu unutmayın. Hibe yazmak için ne kadar çok çalışırsanız, mesajınızı keskinleştirme ve amacınıza hizmet etme ve ihtiyaç sahibi nüfusu hak etme yönünde ikna edici bir argüman sunma konusunda o kadar çok pratik yaparsınız.
