Kuruluşunuz herhangi bir türden fon alıyorsa, bunun ardından bir teşekkür mektubu göndermek şarttır. Bir teşekkür mektubu göndererek bağışçılarla ilişkileri güçlendirmek, yalnızca gelecekteki finansmanın güvence altına alınmasına yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda bağışçıya, desteklerini takdir ettiğinizi bilmesinin bir yolunu da verecektir. Mektuplar aynı zamanda bir hediyenin kaydı olarak da kullanılır ve sıklıkla vergi amacıyla kullanılabilir.
Yazdırılabilir Bağış Teşekkür Mektupları
Birçok kuruluş yıl boyunca çeşitli çalışmaları karşılığında bağış alıyor. Bağış için ekteki yazdırılabilir teşekkür mektupları masaüstünüze kaydedilebilir veya yazdırılabilir ve daha sonra gerektiğinde kullanılabilir. Kendi kuruluşunuzun teşekkür mektuplarını hazırlarken yararlı bir rehber olarak hizmet edebilirler ve misyonunuzu destekleyenlere teşekkür ederken faydalı olabilirler. Harfleri indirme konusunda yardıma ihtiyacınız varsa bu faydalı ipuçlarına göz atın.
Bağışçı Bağışı Teşekkür Mektubu
Bağış teşekkür mektuplarının en temel ve belki de en çok kullanılan türlerinden biri, maddi bir bağış için teşekkür mektubudur. Mali bağışınız için ekteki teşekkür mektubu, hayır amaçlı bir bağış alır almaz gönderilebilir. Temel olarak bağışçıya katkılarından dolayı teşekkür eder ve gelecekteki bağlantı fırsatlarına kapıyı açık bırakır. Ayrıca vergi amacıyla da kullanılabilir ve katkınızın kaydı olarak kullanılabilir.
Sponsorluk Teşekkür Mektubu
Diğer bir yaygın bağış türü de sponsorluktur. Birçok işletme ve kişi, özel bir etkinliğe sponsor olmaya ve buna maddi olarak katkıda bulunmaya karar verir. Sponsorluk mektubunuz için ekteki teşekkür mektubu, organizasyonunuzun etkinliğine sponsor olan kişilere gönderilebilir. Bu mektup türü, bağış miktarının yanı sıra, sponsor olunan etkinliğe bilet veya tanınma gibi sponsorluk karşılığında verilen faydaların ayrıntılarını verir.
Katılım Teşekkür Mektubu
Özel bir etkinlik düzenledikten sonra kuruluşlar, etkinliğe katılanlara teşekkür mektupları gönderir. Özel bir etkinliğe katıldığınız için ekteki teşekkür mektubu, bir hayır kurumuna katılan ve bunun için para katkıda bulunan herkese gönderilebilir. Bu mektup türü, etkinliğin tarihini ve bağışın hangi kısmının vergiden düşülebileceğini içermelidir. Ayrıca gelecekteki olaylardan da bahsedebilir ve vergi amacıyla kullanılabilir.
İş Katkısı Teşekkür Mektubu
Davanıza bağışta bulunan işletmelere teşekkür etmeyi unutmayın. Ekteki kurumsal teşekkür mektubu, kuruluşunuza katkı gönderen işletmelere gönderilebilir. Bu, kuruluşunuzun takdirini ifade etmesinin ve işletmeye bağışın kaydını sunmasının harika bir yoludur.
Temel Teşekkür Mektubu Anatomisi
Çeşitli bağış mektubu şablonlarına baktığınızda tüm mektupların aynı temel bilgileri içermesi gerektiğini unutmayın. Akılda tutulması gereken bazı noktalar şunlardır:
- İşinizle kişisel bir bağlantı kurun.
- Bağışçıya fonlarının nasıl kullanıldığını gösterin.
- Göreviniz için bir vizyon oluşturun.
- Nereye gittiğinize bir göz atın.
Teşekkür mektubunuzu bir makbuzla birleştirmeyi planlıyorsanız, hayır amaçlı bir bağış makbuzunda bulunması gereken tüm bilgileri de eklediğinizden emin olun.
Yaratıcı Bağış Teşekkür Mektupları Yazmaya Yönelik İpuçları
Bağışlara yönelik teşekkür mektupları, kuruluşunuzun amacına ve mektubun alıcılarına bağlı olarak resmi ve iş benzeri veya eğlenceli ve yaratıcı olabilir. Örneğin, bir kanser araştırmasına bağış toplama etkinliği için kurumsal sponsorlara teşekkür gönderiyorsanız, daha resmi olmak istersiniz. Ancak bir gençlik spor programı için kurumsal sponsorlara teşekkür gönderiyorsanız, onları biraz daha eğlenceli hale getirebilirsiniz. Markanızı ve hedef kitlenizi tanıyın, ardından ne tür bir yaratıcılığın uygun olduğuna karar verin.
Eğlenceli Bir Tema Kullanın
Eğlenceli bir kurumsal tema kullanmak, bağış mektubunuzun öne çıkmasına yardımcı olabilir, çünkü bu mektup tutarlı, benzersiz etkinliğinize veya organizasyonunuza bağlı olacak ve çok sayıda standart mektup alabilecek kişiler için unutulmaz olacaktır. Hayvan barınağı için pati izleri gibi organizasyonunuza veya etkinliğinize uygun bir tema seçin. Koordineli ve akılda kalıcı bir görünüm için temayı tasarımınıza, formatınıza, yazı tipinize, ifadelerinize, zarflarınıza ve pullarınıza (mümkünse) ekleyin.
Temel Teknik Raporun Ötesine Geçin
Standart fotokopi kağıdını atlayın ve eğlenceli kağıt tasarım seçenekleriyle bağış mektubunuza benzersiz bir görünüm kazandırın.
- Sizden geldiği kolayca anlaşılabilmesi için logonuzda bulunan kağıtla aynı renkte kağıt kullanın.
- Resmi bir şekilde görsel çekicilik sağlamak için mektubun arka planına filigran logosu ekleyin.
- Sessiz bir minnettarlık hareketi olarak, başparmak yukarı, alkış ve işaret parmağı gibi küçük el emojileri gibi mektubun çevresinde havalı bir kenarlık oluşturun.
- Mektup kağıdınızla kontrast oluşturan renkli zarflar seçin.
Teslimat Konusunda Yaratıcı Olun
Teslimat mesajınız öyleyse mektubunuzun muhteşem olması gerekmez. Alışılmadık teslimat yöntemlerini seçerek bir mektubun alınışını unutulmaz kılın.
- Harfleri şahsen dağıtmadan önce yaratıcı şekillere katlamak için origami gibi kağıt katlama tekniklerini kullanın.
- Her mektubun şarkı söyleyen bir telgraf olarak iletilmesini sağlayın.
- Göndermeden önce mektupları ince hediye kutularına veya başka bir eğlenceli kaba koyun.
- Mektubu açtıklarında düşecek bir şirket mıknatısı, ücretsiz kupon veya başka küçük, basit bir hediye ekleyin, böylece sizi tüm yıl boyunca akıllarında tutabilirler.
- Davetkar bir hediye gibi görünmesi için mektubu kurdeleyle sabitleyin.
Her Harfi Kişiselleştirin
Her alıcı için özel öğeler ekleyerek mektuplarınızın bir form teşekkür mektubundan daha kişisel olduğundan emin olun.
- Her harfi farklı renkli kalemle elle imzalayın.
- Şirketiniz veya etkinliğinizle etkileşime giren alıcının bir fotoğrafını ekleyin.
- Her mektubu bütünüyle elle yazmak için diğer çalışanlarla birlikte çalışın.
Pozitif Donör İlişkileri Kurun
Doğru teşekkür mektuplarıyla bağışçılarla yıllarca sürecek ilişkiler geliştirebilirsiniz. Mektup alıcıları, görünüm ve ifadelere dayanarak teşekkürünüzün ne kadar samimi olduğunu anlayabileceklerdir, bu nedenle onları gerçekten düşünceli hale getirmek için çok zaman ve çaba harcayın.
