Kuruluşunuz için bir etkinlik planlamak stresli ve çok zaman alıcıdır. İyi organize olmak stresi hafifletmeye ve zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir. Planlama yaparken dikkate alınması gereken önemli bir husus davettir. Davetiye, insanları yaklaşan etkinlik hakkında bilgilendirecek ve onlardan katılmalarını isteyecektir. Genellikle bu etkinlikten ilk kez haberdar olacaklardır, bu nedenle davetiyede tüm ayrıntıların yer alması önemlidir.
Temel Davetiye Öğeleri
Davetiyeye dahil edilecek temel unsurlar şunlardır:
- Etkinliğe ev sahipliği yapan kuruluş
- Tarih
- Zaman
- Mekan
- LCV iletişim bilgileri
- Etkinliğe katılım ücreti
Davetiyeyi zamanında göndermek de önemlidir. Bu, etkinlikten en az altı ila sekiz hafta önce anlamına gelir. Bu, konuklara yanıt vermeleri ve buna göre plan yapmaları için zaman tanır.
Bağış Toplama Etkinliği için Davetiye Yazma
Doğru ifadeleri seçmek, bağış toplama etkinliğinizin tonunu belirleyebilir ve konukları etkinliğin formalitesi ve ne beklemeleri gerektiği konusunda bilgilendirebilir.
Davetiye Kuralları
Davetiyeyi yazarken dikkate alınması gereken bazı kurallar şunlardır:
- Etkinlikten kimin yararlanacağını mutlaka açıkça belirtin.
- Akşam yemeği servis edilip edilmeyeceği veya nakit bar olup olmayacağı gibi etkinlikle ilgili ayrıntıları ekleyin.
- Etkinliğin formalitesinden bahsettiğinizden emin olun. Etkinlik resmi bir etkinlikse, misafirlerin kıyafet kurallarından haberdar olması için siyah kravat takıldığını belirtin.
- Misafirlerin herhangi bir sorusu olması durumunda daima iletişim bilgilerini verin.
- Etkinlik yabancı bir mekandaysa davetiyeye yol tarifi eklemeyi düşünün.
Diğer Hususlar
Davetiye yazarken dikkate alınması gereken diğer bazı noktalar şunlardır:
- Tema:Bir tema seçin ve onu davetiyeye dahil edin. Örneğin etkinlik bir golf gezisiyse davetiye için bir golf teması kullanın.
- RSVP: Konukların geri göndermesi için her zaman bir yanıt kartı ekleyin. Kartta, gerekirse herhangi bir ödeme şekliyle birlikte konuğun adının yazılacağı bir yer bulunmalıdır.
- Benzersiz olun: Etkinliğinize özgü bir şey varsa, misafirlerin ilgisini çekmek için bunu davetiyede listeleyin. Örneğin sessiz veya canlı bir müzayededen ya da özel bir eğlencenin olup olmadığından bahsedilebilir.
Örnek Davetiye İfadesi
Bağış toplama etkinliğine davetiye göndermenin sonsuz yolu var. Kendi davetiyenizi yazarken aşağıdaki örnekleri kılavuz olarak kullanabilirsiniz:
Örnek 1
Yıllık Şapka Öğle Yemeği
Öğleden sonra öğle yemeği için lütfen bize katılın
Konumda
Tarihte ve saatte
Öğle yemeği saat 13:00'te servis edilecektir. ücretsiz şarap eşliğinde
En iyi şapkaya ödüller verilecek
Vale park hizmeti
50 $'lık bağış Kuruluşa fayda sağlayacak
Örnek 2
Etkinlik Adına davetlisiniz
Tarih
Konum
18:00 Kokteyller ve Mezeler
Nakit Bar
19:30 akşam yemeği
Sessiz ve Canlı Açık Artırma
Siyah Kravat Takdir Edildi
ABC'den Faydalanmak
Misafirlerinizi Etkinliğinize Katılmaya ikna edin
Davetiyenin genellikle misafirlerin onları etkinliğiniz konusunda uyarmak için görecekleri ilk şey olduğunu unutmayın. Davetiyeyi dikkatli bir şekilde seçmek için zaman ayırdığınızdan ve konuklara ne beklemeleri gerektiği konusunda ayrıntılı bilgi verecek şekilde açık bir şekilde ifade ettiğinizden emin olun. Bir bağış toplama etkinliği için davetiyeler oluştururken, etkinliğiniz için ayarlamak istediğiniz tonu her zaman aklınızda bulundurun ve bunu ifadelerinize yansıtın. Konuklarınızı bağış toplama etkinliğinize katılmaya ve amacınızı desteklemeye ikna etmek için istediğiniz kadar yaratıcı olun.
